Evitar errores en el trabajo con gestores de referencias bibliográficas

Pese a las indiscutibles ventajas de la gestion de la bibliografia con un gestor de referencias bibliograficas, lo cierto es que su uso tambien puede generar frustration. Los motivos son variados: dificultades para importar archivos PDF que no incluyen metadatos, problemas en el acceso a los archivos, dificil interaction con otras apli- caciones, errores en las referencias bibliograficas о dificultad para encontrar el estilo de cita deseado, son algunos de los recogidos por Rempel у Mellinger (2015, 50). Para evitar errores en el trabajo con estos programs hay que aplicar una consigna basica: es necesaria la revision de la informacion, tanto cuando esta entra en el sis- tema сото cuando se le da formato de salida. Es cierto que algunos gestores tienen la capacidad de obtener informacion bibliografica a partir de la busqueda por DOI о por otros campos de informacion normalizados, сото el ISBN о el ISSN. Con todo, no es inusual que el investigador acabe completando informacion de forma manual. Por ejemplo, algunas bases de datos consignan de forma incorrecta el nom- bre de los autores originarios de paises que utilizan dos apellidos, ya que anteponen el segundo apellido al primero. El investigador tendra que subsanar el error, bien cuando importe al gestor la informacion, bien cuando genere la cita en el texto о la bibliografia. Una intervention que tambien sera necesaria para corroborar que aquello citado sea complete у correcto, de acuerdo con el estilo de cita elegido.

Fernandez Izquierdo (2018, 69) sistematiza los inconvenientes que suelen iden- tificarse en el trabajo con gestores de referencias bibliograficas en los siguientes puntos:

Problemas en la importacion de registros

a Codificacion incorrecta de los caracteres en los registros. b Inexistencia о codificacion insuficiente en los metadatos de la fuente. c Inadecuacion de la estructura del registro a los campos identificadores del gestor bibliografico.

d Inadecuacion de los contenidos descriptivos de los registros a los campos de clasificacion del gestor bibliografico.

Problemas en la presentacion de las citas

a Inadecuacion de los estilos de cita ofrecidos a nuestras necesidades, о a las exi- gencias de la publication (revista, editorial, etc.) donde se envia el trabajo. b Integration de documentos no disponibles en internet en el sistema de citation, c Fragilidad de la integration entre el gestor de citas у el procesador de textos.

Respecto a los errores en la importacion de registros, los hay que son identi- ficables a simple vista, сото la codificacion incorrecta de tildes у de caracteres especiales о la capitalizacion inadecuada. Otros menos llamativos revisten gran importancia, сото la falta de normalization entre los descriptores de materias que se importan desde diferentes bases de datos. En este sentido, la posibilidad de anadir etiquetas tematicas у organizar las referencias en carpetas presenta un potencial que dificilmente se aprovecha si no se estructura у controla el vocabulario, de manera que posteriormente mejore la recuperation de la information (Yedid 2016). Por lo que respecta a los problemas en la presentation de las citas, es importante configurar correctamente el idioma que se usara en las referencias bibliograficas, ya que los estilos de cita incluyen palabras (“en”, “recuperado de”, etc.) que se deben consig- nar en el idioma principal del documento.

Los gestores de referencias bibliograficas, aun cuando actualmente presentan interfaces mas intuitivas, requieren una curva de aprendizaje que puede resultar molesta para el usuario novel. Afortunadamente, abunda el material de autofor- macion de acceso gratuito у es habitual que las bibliotecas universitarias у espe- cializadas ofrezcan asesoramiento о sesiones de formation sobre estos programas. El uso de gestores de referencias bibliograficas obtiene resultados optimos cuando se conoce a fondo la herramienta у se usa acompanada de un flujo de trabajo que incluya la revision de los datos en cada etapa.

Elegir un gestor de referencias bibliográficas

Los gestores de referencias bibliograficas permiten migrar facilmente las referencias de un gestor a otro, pero en algunos casos resulta mas complicado incluir en el cambio los archivos adjuntos у las anotaciones. De modo que, aun sabiendo que se podra cambiar de gestor cuando se considere necesario, es conveniente reducir las migraciones de datos haciendo una buena eleccion. La evaluation de las caracte- risticas del programa se lleva a cabo para, en primer lugar, tener la certeza de que el programa cumple con los requisites imprescindibles para ser compatible con el equipo, con el sistema operativo у con el resto de los programas que utiliza habi- tualmente el investigador y, en segundo lugar, para conocer el resto de caracteristicas que, sin ser imprescindibles, resultan atractivas para mejorar la eficiencia del trabajo que se lleva a cabo.

La biblioteca de la Technishe Universitat Miinchen (2020) elabora una com- parativa de gestores de referencias bibliograficas que plantea una serie de preguntas para identificar las necesidades del usuario en la eleccion de un gestor. El cuestio- nario incluye los siguientes puntos clave que conviene considerar: [1]

  • Facilidad de uso: se valorara si la interfaz es intuitiva, si se encuentran con facili- dad las funciones que se desea activar y, si fuera relevante para el usuario, si esta disponible en varios idiomas.
  • Castes: en primer lugar, se recabara information sobre la existencia de una licencia institucional en nuestro entorno de trabajo о estudio. A continuacion, se valorara si el programa es de pago о gratuito, si el pago es linico о si es una suscripcion у si existen costes adicionales para aumentar el espacio de alma- cenamiento о en relation a otros conceptos.
  • Compatibilidad: es importante que el procesador de textos que se utiliza habi- tualmente sea compatible con el gestor de referencias bibliograficas que se esta evaluando.
  • Recuperation de la information', se valorara, por un lado, la capacidad de busqueda en fuentes de informacion externas desde el propio programa у la de recuperar textos completes disponibles en linea. Por otro lado, se tendra en cuenta la capacidad de recuperation en la propia biblioteca personal, con especial aten- cion a la busqueda en el texto complete de los documentos у de las anotaciones.
  • Organization: se valorara si el programa ayuda a organizar citas e ideas, si per- mite planificar tareas у si indexa у estructura el contenido.
  • Trabajo en equipo: es conveniente informarse previamente sobre el gestor que utilizan los colegas о colaboradores habituales. Se valorara si el programa ofrece prestaciones para compartir referencias у archivos, asi сото para facilitar el trabajo cooperativo.
  • Ayuda: se valorara si se ofrecen cursos de formation, si se encuentra disponible material para la autoformacion у si existe atencion personal (en bibliotecas, en la propia empresa, en foros, etc.)

Una ultima consideration se refiere a las actualizaciones. Resulta motivador ver сото algunos programas crecen gracias al empeno de los programadores у a los comentarios de los usuarios, que prueban versiones beta у sugieren mejoras. Sin embargo, hay que valorar el riesgo de que algunas de estas iniciativas lleguen a inter- rumpirse por falta de financiacion о por finalization del proyecto que las sustentaba.

  • [1] Equipo у sistema operativo: se valorara si se utiliza siempre el mismo equipo уsi se tienen permisos para instalar programas en el. Se comprobara si el programa soporta el sistema operativo que se utiliza habitualmente (Windows,Mac, Linux), si es accesible en la web у si proporciona versiones о aplicacionespara dispositivos moviles.
 
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